Questo è solo un inizio...

Ordine 2.0

l'Ordine, gli Iscritti e il web 2.0

Il progetto Ordine 2.0 si propone di cambiare il rapporto fra Ordine e Iscritti, utilizzando le nuove tecnologie offerte da Internet e applicando i princìpi del web interattivo, detto 2.0.

Ordine 2.0 si configura come un insieme di servizi interattivi, e spesso totalmente automatici, che vengono forniti dall'Ordine ai propri iscritti, con lo scopo di contribuire al processo di modernizzazione, semplificazione e snellimento delle procedure.

Il presupposto fondamentale che permette di realizzare un sistema di servizi interattivo è che i dati dell'Albo vengano integralmente ospitati su web, e gestiti da remoto. Solo in questo modo è possibile l'aggiornamento collaborativo fra segreteria e iscritti. Le informazioni possono essere visibili tutte o in parte dal pubblico, gestibili dai soli iscritti o dalla segreteria o da entrambi.

Con "Area Iscritti" e "Albo on-line" abbiamo denominato le specifiche aree di competenza degli iscritti e della segreteria. Sono i due pannelli di controllo di uno stesso meccanismo co-gestito.

l'Area Iscritti

le funzioni lato pubblico (front-end)

Alcuni esempi di servizi che si possono fornire tramite l'Area Iscritti:

modificare direttamente la residenza o il domicilio professionale;
gestire gli altri dati personali aggiuntivi (indirizzo studio, telefoni, cellulare, fax, e-mail, sito web);
gestire i propri dati professionali aggiuntivi (partita IVA, iscrizione Cassa di previdenza);
segnalare alla segreteria errori sui dati principali dell'Albo (nome, cognome, codice fiscale, luogo e data di nascita);
gestire on-line il proprio curriculum;
pubblicare le immagini dei propri progetti;
gestire le preferenze (newsletter, pubblicazione on-line dati personali) e leautorizzazioni all'uso del curriculum per le varie finalità (commissioni - giudicatrici, terne, etc.);
verificare la propria posizione contabile e pagare on-line la tassa di iscrizione;
ottenere il rilascio on-line di certificati di iscrizione con codice antricontraffazione, anche in bollo;
registrare la propria PEC;
richiedere un duplicato del tesserino;
iscriversi a corsi gratuiti e non, riservati agli iscritti;
prenotarsi ad eventi riservati agli iscritti;
pubblicare annunci di lavoro o vari;
richiedere una consulenza a uno sportello on-line;
accedere a banche dati esterne, come consultazione bandi di gara, visure catastali, normativa, etc.

L'accesso ai servizi on-line può essere limitato ai soli iscritti in regola con il pagamento delle quote. In caso di morosità (superiore a una data quota) l'utente viene reindirizzato alla pagina di verifica della situazione contabile.

i Contenuti

l'Albo Online

le funzioni lato pubblico (front-end)

Esempi di servizi web offerti al pubblico attraverso l'Albo on-line:

un meccanismo di consultazione degli iscritti all'Albo, aggiornato in tempo reale. Oltre ai dati obbligatori, vengono pubblicati anche quei dati aggiuntivi autorizzati dall'iscritto (es. e-mail, cellulare, etc.);
un motore di ricerca di professionisti sulla base delle caratteristiche contenute nei curricula (se autorizzati dall'iscritto);
una vetrina dei progetti degli iscritti consultabili per categoria, associato ai dati dell'Albo, e ai risultati della ricerca professionisti;
una pagina web personale per ciascun iscritto con dati personali, curriculum e immagini dei progetti;
una bacheca di annunci inseriti dagli iscritti;
le domande e risposte dello sportello on-line;
pubblicazione di dati statistici sugli iscritti aggiornati in tempo reale;

Esempi di servizi on-line riservati a soggetti autorizzati:

un sistema di consultazione delle PEC riservato alle P.A. accreditate;
un sistema di consultazione di dati riservato a gestori di servizi effettuati per conto dell'Ordine (es. tipografia per la realizzazione di timbri o stampa dell'Albo, servizio Visura, etc.);
un meccanismo automatico di pubblicazione dell'Albo in formato PDF protetto da copia;
un meccanismo automatico di pubblicazione degli indirizzi degli iscritti in formato etichetta;

i Contenuti

l'Albo Online

le funzioni lato Ordine (back-office)

Il back-office dell'Albo on-line prevede sistemi e automatismi per molte delle attività di gestione di un Ordine professionale:

Iscrizioni, trasferimenti, cancellazioni

la pre-iscrizione on-line. Dal 2004 il meccanismo è funzionante per l'Ordine degli Architetti e degli Ingegneri di Roma, ed è testato per verificare in automatico aspetti particolarmente critici, come la verifica di codice fiscale (anche nei casi di omocodìa), o l'obbligo del domicilio professionale in caso di non residenti in provincia, o il meccanismo di attribuzione di sezioni e settori in funzione di Laurea o Diploma conseguiti, Titolo abilitativo o Nulla osta MIUR, conseguito in Italia o in paesi UE o Extra UE. Luoghi di nascita. La residenza e il domicilio sono già conformi alle specifiche del Registro Unico. Il meccanismo permette inoltre il caricamento di una foto per il tesserino in formato badge. La procedura richiede tutte le autorizzazioni necessarie, calcola il costo da corrispondere, i documenti da presentare, e riassume tutto in un cedolino da portare in segreteria per l'effettiva iscrizione;
gestione delle pre-iscrizioni, controllo della domanda on-line, stampa di moduli e liberatorie precompilate da far firmare all'atto dell'iscrizione, compilazione del verbale di Consiglio per iscritti, provenienti, reiscritti, oltre che per i trasferiti, dimessi, deceduti e cancellati;
dopo ogni delibera di Consiglio, in automatico, a ciascun nuovo iscritto viene assegnato un nome utente e una password per l'Area Iscritti, una PEC personale, si inviano i dati per il tesserino con firma digitale, vengono inviate in automatico le PEC ai nuovi iscritti, ai dimessi, ai trasferiti, ai cancellati, agli Ordini dei provenienti, le comunicazioni delle variazioni agli Enti; si predispone il pacchetto dati per il Registro Unico, si spediscono gli aggiornamenti al registro INI-PEC;

Gestione Albo

gestione degli status relativi alla iscrizione (iscritto, proveniente, reiscritto, sospeso, cancellato, dimesso, deceduto, trasferito), alle variazioni da comunicare agli Enti (variazioni di residenza o domicilio, codice fiscale, attivazione e revoca firma digitale), etc.
preparazione automatica certificati (in formato pdf, con codice antricontraffazione)
gestione di avvisi per scadenze (appuntamenti, memo) per ciascun iscritto;
moduli di verifica codici fiscali e località Registro Unico;
gestione Albi speciali (818, ex-494, docenti a tempo pieno), associazioni professionali, partecipazioni a commissioni giudicatrici, c.a, terne o a commissioni di Esame di Stato);
selezione di curricula per partecipazione a commissioni giudicatrici, c.a., terne o a commissioni di Esame di Stato);

Contabilità

modulo di gestione pagamenti quote iscritti;
assegnazione automatica delle quote e degli interessi di mora;
modulo di importazione distinte pagamenti MAV in formato CBI;
modulo creazione distinte MAV in formato standard CBI;
aggiornamento in tempo reale per i pagamenti on-line delle quote;
stampe di report precostituiti;
modulo di ricerca libera con report a video o in formato Excel.

Deontologia

modulo di gestione dei procedimenti disciplinari, aggiornato all'istituzione dei Consigli di disciplina;
gestione degli status relativi alla situazione disciplinare (audizioni, apertura procedimenti, cessati provvedimenti, censura, avvertimento, provvedimenti di sospensione o cancellazione per morosità o per deontologia, deliberate dal Consiglio o effettive).

Varie

invio circolari da PEC o e-mail ordinaria, a indirizzari preselezionati o temporanei;
stampe di elenchi pre-configurati;
modulo di ricerca libera con report tabellare, anche scaricabile in formato Excel;
moduli di riscrittura password, invio dati PEC e Area Iscritti;
gestione password e autorizzazioni utenti di segreteria;
modulo di gestione sportello on-line;

i Contenuti

modi e tempi di realizzazione

La realizzazione del progetto Ordine 2.0, comporta un complesso e delicato lavoro di trasformazione e trasferimento dei dati dell'Albo, e la variazione di alcune procedure organizzative della segreteria dell'Ordine. Il modo migliore per realizzarlo è di prevedere una serie di passaggi graduali, per evitare inconvenienti nelle attività dell'Ordine, e per dare il tempo di assimilare la contemporanea riorganizzazione delle attività della segreteria.

Dopo un'analisi della situazione di fatto, vengono definiti gli obiettivi da raggiungere (ad es. i servizi che si vuole fornire), in funzione dei quali si farà una previsione della tempistica di realizzazione del progetto. Rispetto all'ipotesi di lavoro iniziale, si potranno modificare in corso d'opera le priorità e gli obiettivi, in funzione delle necessità o esigenze riscontrate in seguito.

Abbiamo riscontrato che il ciclo di sostituzione completa delle procedure è di circa 12 mesi. dal momento in cui le problematiche vengono affrontate singolarmente man mano che si presentano nel corso dell'anno. Il nostro apporto al progetto consiste nell'analisi e la realizzazione delle procedure informatiche lato web necessarie al funzionamento del sistema. Viene regolato con un contratto di consulenza e fornitura della durata minima di un anno, concluso il quale si può proseguire con un normale contratto di assistenza e manutenzione.

È preferibile che dati, software e codici vengano ospitati su attrezzature di esclusiva proprietà dell'Ordine. Siamo in grado di fornire assistenza al noleggio dello spazio e l'acquisto dei domini.

Tempi e Modi

Ringraziamenti

i pionieri del Cloud

Possiamo dire di averci pensato noi prima di molti altri.

Oggi si fa un gran parlare di cloud computing, di inviare i nostri dati sulla nuvola, perché siano accessibili da dovunque, ed aggiornati in tempo reale. L'idea di mettere online, di virtualizzare, i dati dagli Albi Professionali, è un'idea che abbiamo costruito insieme a professionisti con messo in pratica fin dal 2006. Rispetto ad altri che iniziano a provarci soltanto adesso, costretti dagli sviluppi recenti dell'informatica, abbiamo un grande vantaggio in termini di esperienza diretta.

Gli Ordini professionali che gestiscono attualmente la loro attività esclusivamente online grazie al nostro software, opportunamente personalizzato per rispondere alle esigenze di Ordini e Categorie professionali diverse, sono:

Ordine degli Ingegneri di Roma (dal 2006). Oltre 20.000 iscritti;
Ordine degli Architetti di Roma (dal 2007). Circa 18.000 iscritti;
Ordine degli Architetti di Torino (dal 2010). Circa 8.000 iscritti;
Ordine dei Geologi del Lazio (dal 2012). Circa 1.500 iscritti;
Ordine degli Architetti di Firenze (dal 2014). Circa 5.000 iscritti;
Ordine degli Architetti di Massa Carrara (dal 2015). Circa 400 iscritti;

A loro va il nostro ringraziamento per la lungimiranza e la costanza con cui ci hanno aiutato a mettere in pratica il progetto Ordine 2.0.